Что такое апостиль и апостилирование документов

03.06.2024

У вас не получится взять российский документ и просто предъявить его за границей. В большинстве стран обязательно обратят внимание на его юридическую силу в РФ. В данном случае апостиль выступает одним из способов легализации. Его проставляют для того, чтобы, например, диплом о высшем образовании имел равную юридическую силу в другой стране (наравне с местными документами).

Что такое апостиль

Под этим термином следует понимать штамп, который необходим для юридической силы документа за границей. Ставить его можно на оригинале или отдельном листе, который подшивается к документу. Штамп необходим в странах, которые являются участниками Гаагской конвенции (более 120 государств). Обратите внимание, что между некоторыми странами из данного перечня установлен упрощенный способ подтверждения юридической силы документов или данная необходимость вообще отменена. Однако, актуальность упрощенного режима может быть изменена, поэтому лучше заблаговременно сделать печать на важных бумагах. Для апостилирования предоставляются:

паспорт или другой документ, который может использоваться для подтверждения личности;
сам документ, предназначенный для проставления штампа;
заявление;
квитанция об оплате госпошлины.

На каких документах проставляют апостиль

Для апостилирования принимаются:

все официальные бумаги, выданные в загсе (свидетельства о заключении/расторжении брака, о рождении, перемене имени, смерти, установлении отцовства и т.д.);
нотариальные документы;
копии и переводы оригиналов с нотариальным заверением;
официальные бумаги о получении образования;
судебные решения и приговоры, которые уже вступили в законную илу;
регистрирующие документы из Росреестра и ФНС;
официальные бумаги, полученные от органов власти;
справки и выписки из архивов;
документы о военной службе.

Исключением из широкого перечня официальных бумаг, подлежащих апостилированию, выступают документы, полученные от консульских учреждений и дипломатических представительств, а также те бумаги, которые имеют отношение к коммерческим или таможенным операциям (соглашения и договора о поставке товаров, коммерческая переписка, доверенности на совершение сделок и т. д.).

Кто проставляет апостиль в России и сколько стоит услуга

Ставить штамп можно только в том государстве, которое выдало официальную бумагу. Услуги апостилирования оказываются не одним ведомством. Придется посетить тот орган, который выдал документ. Например, Минобороны ставит отметку на документы воинского учета, информационный центр МВД апостилирует справку о несудимости и т. д. Обратите внимание, что заявление можно подать через портал Госуслуги и МФЦ. Размер госпошлины составляет 2 500 рублей за каждый оригинал, на который необходимо поставить штамп.

Услугой по апостилированию можно воспользоваться и в агентстве переводов, которое в данном случае выступает посредником. Вы избавляетесь от хлопот по заполнению заявления, посещения различных учреждений или ведомств и очередей при получении документа. К тому же перед постановкой печати часто требуется перевести официальную бумагу. Выполнив перевод, сотрудники агентства заверяют документ у нотариуса и далее он отвозится в нужное ведомство или министерство для постановки штампа. В итоге вы получаете уже легализированный оригинал, отстранившись от различных формальностей.

Апостилирование документов, выданных в другом регионе

Например, если вы находитесь в Санкт-Петербурге и вам нужно поставить штамп на свидетельство о рождении, выданное ранее в Москве, то придется посетить Управление загса по Московской области.

Исключением в данном случае являются только документы об образовании. Апостилирование официальных бумаг данной категории доступно в любом регионе РФ.

Если нет возможности отправится в другой регион, получите в любом загсе того города, где вы находитесь, дубликат свидетельства. Далее проставить апостиль на него вы сможете через МФЦ или в управлении загса. Так оба свидетельства будут действительны.

Есть еще один выход из ситуации — сделать копию с нотариальным заверением и в Минюсте поставить апостиль. Но предварительно уточните в том месте, куда вы будете предоставлять бумагу, подойдет ли такой вариант.

Как поставить апостиль на электронный документ

Сделать отметку в электронном виде можно с июля 2022 года. Для этого необходимо отправить запрос через портал Госуслуги:

Авторизируйтесь на сайте (необходима подтвержденная учетная запись).
Перейдите в раздел «Проставление апостиля».
Нажмите «Получить услугу».
Проверьте в открывшейся форме все свои данные.
Выберете страну, в которую планируете предъявить документ.
Введите данные официальной бумаги, которую необходимо сделать легальной (тип, серия, номер, орган и дата выдачи и т. д.).
Определитесь со способом получения оригинала.
Согласитесь с правилами обработки персональных данных.
Загрузите электронную копию документа и отправьте заявку на услугу.

В одной форме доступна загрузка сразу нескольких документов, в том числе и для лиц, не достигших совершеннолетнего возраста. Госпошлину также необходимо оплатить и предоставить подтверждение.

Могут ли отказать в апостилировании документа

Проставлять штамп не будут в следующих случаях:

оригинал официальной бумаги имеет плохое состояние, из-за чего возникают сомнения в ее действительности;
планируется предъявление бумаги в стране, которая не учитывает решение Гаагской конвенции (на ее территории штамп будет недействителен);
имеются не заверенные приписки или исправления, надписи ручкой или карандашом;
заявитель обратился в организацию, которая не уполномочена проводить апостилирование, или в непрофильное ведомство;
в документе обнаружены ошибки (сюда же относится и разночтение, например, буквы «е» вместо «ё» и наоборот, что встречается в имени, отчестве или фамилии человека).

Можно ли поставить апостиль на основании доверенности

Да, это возможно. Проставление апостиля при необходимости выполнит другой человек по вашей просьбе. Доверенность оформлять не придется. Но есть исключение — документы об образовании. Чтобы поставить штамп на аттестате или дипломе, потребуется предварительно оформить доверенность с нотариальным заверением.

Есть ли альтернатива апостилированию

Если вам отказали в проставлении штампа по какой-либо причине, вы можете воспользоваться другими способами легализации.

Более длительной и сложной процедурой в сравнение с апостилированием выступает консульская легализация. Она требует предварительного перевода оригиналов с заверением у нотариуса. Далее в Министерстве Юстиции заверяется подпись и печать нотариуса. Подпись чиновника Министерства Юстиции потребуется удостоверить в консульской службе Министерства иностранных дел. Лишь после выполнения этих этапов процедура будет завершена в консульстве соответствующего государства.

Для определенных групп официальных бумаг предусмотрена легализация в ведомстве, которое занимается профильными вопросами. Также потребуется перевод официальной бумаги и заверение у нотариуса. Далее истинность подписи и печати подтверждается в профильном ведомстве. Например, для документов, подтверждающих уровень образования, профильным ведомством является Минобразования. Завершающий этап — обращение в консульство требуемой страны. Так осуществляется второй способ легализации без проставления апостиля.