Апостиль на документы

Апостиль – это особая международная отметка, которая наносится на документы, после чего они становятся пригодными для совершения юридических действий в ряде стран, подписавших Гаагскую конвенцию от 1961 года. В России апостиль проставляется в виде штампа только на официальные документы, полученные от органов власти, органов ЗАГС, на проставленные ими штампы и отметки, а также на нотариальные документы.

Объекты апостилирования: апостиль может быть нанесен на судебные документы; акты, удостоверяющие гражданское состояние; документы, составленные прокуратурой; исполнительные акты; справки; отметки о регистрации; документы об образовании; визы, а также на нотариальные копии названных материалов.

Нельзя подвергать апостилированию документы, относящиеся к коммерческой / таможенной сфере, а также выданные консульствами и дипломатическими службами.

Апостиль может быть проставлен на официальных документах, исходящих от судебных или административных органов, а также на документах, оформленных нотариусом. К таким документам относятся: документы о регистрации актов гражданского состояния, документы об образовании, документы о прохождении военной службы, архивные справки, выписки и копии архивных документов.

Документы, выданные консульскими учреждениями и посольствами, а также документы, имеющие таможенный или коммерческий характер, не подлежат апостилированию. За проставление апостиля взимается государственная пошлина.

Полный перечень документов, которые подлежат проставлению штампа Апостиль в уполномоченных государственных органах РФ отсутствует.

На основании многолетней практики выделяются следующие документы, на которые нельзя проставить штамп Апостиль в уполномоченных государственных органах Российской Федерации:

• на оригиналы удостоверяющих личность документов (паспорт, заграничный паспорт);
• на оригинал водительского удостоверения;
• на оригиналы паспорта технического средства;
• на оригиналы всех типов медицинских документов;
• на оригиналы трудовых и медицинских книжек;
• на оригинал пенсионного удостоверения;
• апостиль на документы ВЭД (счета, счета-фактуры, акты, сертификаты происхождения);
• на коммерческие документы (аудиторские заключения, договора, сертификаты, бухгалтерскую отчетность).

Для таких документов апостиль ставится ТОЛЬКО на нотариальную копию

Рекомендация:

Сотрудники компании «Кирилл и Мефодий» осведомлены обо всех особенностях процедуры апостилирования и смогут предложить оптимальный вариант с учётом временных и финансовых затрат.

Апостиль может быть проставлен на оригинал документа, его нотариально удостоверенную копию или на нотариально заверенный перевод.

Очень важно уточнять требования к оформлению по месту подачи у принимающей стороны/ведомства.

Например, для получения ВНЖ необходимо апостилировать оригиналы документов, но есть немало учреждений / ведомств / организаций, которым достаточно проставления апостиля на нотариальную копию документа.

Установленных стандартов оформления для всех учреждений всех стран не существует, правильное оформление, это такое, которое соответствует требованиям той организации или того учреждения, куда подаются документы. В некоторых случаях для подтверждения легитимности справки или свидетельства может потребоваться двойной апостиль. Его главное отличие – апостиль ставится сначала на оригинал документа, затем документ переводится и заверяется нотариально, и уже на перевод ставится второй апостиль.

Мы рекомендуем всегда уточнять требования по месту подачи, чтобы избежать неточностей и ошибок в оформлении. Лучше заранее уточнить порядок оформления, чем потом потратить время и средства на исправление.

Апостилирование в нужные сроки

Сотрудники «Кирилл и Мефодий» соберут необходимый пакет документов и обеспечат немедленную подачу в соответствующие учреждения. Благодаря четкой логистике взаимодействия с государственными службами мы предлагаем несколько вариантов по срокам процедуры апостилирования.

Условия получения апостиля

Есть несколько условий, которым должен соответствовать подаваемый документ, иначе в апостилировании может быть отказано. В частности:

• Наличие обязательных реквизитов;
• Читабельность текста в теле документа и на печатях;
• Отсутствие загрязнений или порчи документа;
• Отсутствие исправлений или подчисток;
• Соответствие подписи должностного лица имеющимся образцам;
• Подпись лица, уполномоченного на такие действия;
• Соответствие сведений в документе записям ЗАГСа;
• Правильные реквизиты в квитанции об уплате госпошлины.

Документы, для которых не требуется проставления апостиля:

• бумаги, заверенные дипломатами или консулами;
• торговая и экономическая документация, которая оформляется для таможенной службы. В том числе договоры на поставку/отгрузку продукции, описи перевозимого имущества, первичные бухгалтерские бумаги;
• документы без официального статуса.

Апостилированию не подлежат подлинники паспортов, трудовых книжек, военных и профсоюзных билетов, пенсионных удостоверений, водительских прав. В этом случае апостиль ставится на нотариальную копию или перевод с нотариальным заверением.

В следующих случаях будет отказано в получении апостиля в России:

• документ заверен нотариусами без соблюдения требования территориальности;
• бумаги исходят от иностранного юридического лица, которое не состоит на налоговом учете в ФНС РФ;
• документы подписаны неуполномоченными должностными лицами; - на оригинале обнаружены исправления. Есть непрозрачные пятна или другие дефекты, которые делают невозможным прочтение информации;
• копии выполнены некачественно, текст на них неразборчив;
• документ заламинирован или поврежден.

Процедура нанесения штампа «Апостиль» имеет много нюансов. Например, следует знать, что апостилирование выполняется только в стране, в которой документ был оформлен и выдан. Апостиль может быть проставлен на оригинальный документ, на его копию, а также на нотариальный перевод.

В России есть несколько учреждений, уполномоченных апостилировать документы, входящие в сферу их компетенции. Это:

1. Минюст России (работает с документами, предоставленными федеральными госорганами, нотариусами); а также его территориальные подразделения (апостилируют документы, полученные от местных нотариусов, органов власти);
2. Минобороны (занимается документами, которые имеют отношение к прохождению воинской службы);
3. Органы ЗАГС (легализируют свидетельства и прочие акты гражданского состояния);
4. Росархив (работает с архивной документацией);
5. Рособрнадзор (принимает документы об образовании, присуждении ученых званий, степеней).